Rimanere privato mentre si utilizza Google Documenti per il lavoro legale e di aiuto reciproco

Indipendentemente dalla tua opinione su Google, la loro suite di strumenti di modifica dei documenti collaborativi fornisce una potente risorsa in questo momento tumultuoso. In tutto il paese, gruppi di base che organizzano soccorsi di mutuo soccorso in risposta a COVID-19 e assistenza legale nell'ambito della recente ondata di proteste hanno fatto affidamento su Google Documenti per coordinare gli sforzi e ottenere aiuto per coloro che ne hanno bisogno. Le alternative agli strumenti di collaborazione non si adattano bene, non sono così utilizzabili o intuitive o semplicemente non sono disponibili. Utilizzo di Fogli Google per coordinare chi ha bisogno di aiuto e in che modo può fornire il necessario sollievo a chi è più colpito. Ma è facile utilizzare questi strumenti in un modo che Google non immaginava e attivare i blocchi di sicurezza dell'account nel processo.

La necessità di privacy quando si svolgono lavori delicati è spesso fondamentale, quindi è comprensibile che gli organizzatori spesso non vogliano usare i loro account Google personali. Tuttavia, non è consigliabile amministrare i documenti di aiuto da un unico account centralizzato e condividere la password tra colleghi. Se una persona che accede all'account si connette da un indirizzo IP che Google ha contrassegnato come sospetto, potrebbe bloccarlo per un certo periodo di tempo (ciò può accadere per una serie di motivi: un vicino che si allontana dal WiFi e lo utilizza per hackerare un sito Web, per esempio). La linea di fondo è: più IP si connettono a un singolo account, più è probabile che l'account venga contrassegnato come sospetto.

Inoltre, la condivisione di una password rende facile per qualcuno cambiare quella password, bloccando tutti gli altri. Significa anche che non puoi proteggere l'account con la verifica in due passaggi senza troppe difficoltà. La verifica in due passaggi protegge gli account, pertanto è necessario utilizzare un'app che visualizzi un codice temporaneo o una chiave di autenticazione ogni volta che si accede a un account. Questo protegge l'account da vari attacchi di furto di password.

Per tutti i documenti che crei, vorrai una chiara attribuzione per eventuali modifiche apportate, anche se è attribuibile solo a uno pseudonimo . Questo aiuta a garantire che se vengono introdotti dati falsi o dannosi, sai da dove provengono. Google Documenti e Fogli ti consentono di visualizzare la cronologia delle modifiche a un documento e chi ha apportato tali modifiche. È inoltre possibile ripristinare una versione precedente del documento.

Purtroppo, nei nostri test abbiamo scoperto che Google richiede un numero di telefono valido per creare e modificare documenti da un account. (Invece di Fogli Google per organizzare i dati, potresti prendere in considerazione l'utilizzo di Moduli Google, che ti consente di creare un modulo personalizzato a cui chiunque può inviare, anche senza un account.) L'autore di un documento può anche condividere il documento tramite un collegamento con autorizzazioni dell'editor o dei commentatori, ma ciò richiede anche un account Google. Google ha già un meccanismo per determinare se un utente è legittimo, tramite il suo servizio reCAPTCHA . Invece di richiedere informazioni di identificazione sensibili come numeri di telefono, dovrebbe consentire agli utenti di creare account anonimi o pseudonimi senza dover collegare un numero di telefono.

Esistono diversi percorsi per ottenere un numero di telefono che Google accetterà e ti invierà un codice di verifica. Il metodo migliore per configurare il tuo account dipende da quanto privato vuoi che sia l'account. Il tuo vero numero di telefono è spesso facilmente ricollegabile al tuo indirizzo. Un passaggio di rimozione consiste nell'utilizzare un servizio che genera numeri di telefono reali in grado di accettare messaggi SMS. Ci sono molti di questi servizi là fuori, e la maggior parte ti farà iscrivere con il tuo vero numero di telefono per generare quei numeri. Questi includono app come Burner e piattaforme di comunicazione complete come Twilio . Quando si stabilisce un account basandosi su un numero di telefono generato da una terza parte (ma, in definitiva, collegato al proprio numero di telefono), il collegamento di un documento alla propria identità richiederà informazioni sia da parte di Google che del servizio di terze parti. Per una maggiore privacy, gli utenti devono esaminare l'acquisto di una carta SIM prepagata e utilizzare un telefono masterizzatore per ricevere l'SMS di verifica. Se stai seguendo questa strada, probabilmente ti interesserà anche utilizzare una VPN o Tor Browser durante la collaborazione.

Non esiste una soluzione unica per collaborare privatamente con Google Documenti. Le tue decisioni su quanto vuoi essere privato dipenderanno dal tuo piano di sicurezza e da quello dei tuoi collaboratori.